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ビジネス文書：請求書
ビジネス文書には大きく分けて社内用と社外用の2つがあります。社内用の主な文書としては、稟議書、企画書、報告書や出張報告書等、社外用の主な文書は見積書、注文書、契約書や請求書等があります。
自分の業務に併せて発生する書類を把握し、以後それぞれの書式に併せて書類を作成して行くようにすれば、業務を効率よく進めることができます。またそれらの文書の雛形は自分で作っても構いませんが、会社として既存のフォーマットがある場合にはそちらを優先して使いましょう。
特に社外用の書類の一つ、請求書には会社ごとに決まった形式があることがほとんどです。請求書はお金や取引に影響のあるものなので、ルールを守って作成することがとても大切です。
請求書に必要な項目は基本的には以下の6点です。
①見出し：「御請求書」など
②請求書番号：連番にして、整理しやすくしましょう。
③請求先と請求元
④日付
⑤請求内容の詳細（項目・数量・単位・単価・金額など）
⑥備考：振込先など
自分で請求書の書式を作成する場合は、Excelなどのソフトを利用すると便利です。また請求書のテンプレートを無料でダウンロードできるサイトもいくつかありますので、そういったサイトを利用するのも良いかもしれません。ただし、そうしたサイトを利用してすでにできあがった請求書のテンプレートを使用する場合は、実際に請求書を使う前に、本当に自社の請求書として不備がないかなど、確認することが大切です。請求書の場合、備考欄などにお金の振込先を書くことも多いのですが、その内容に記載漏れや不備はないかなどをきちんと確認しましょう。
ビジネス文書の報告書について
ビジネス文書の一つに報告書があります。良い報告書とは、読んだ人間から質問もなくすぐに判子を押してもらえるような報告書、ではないでしょうか。文章量や資料が多ければ多いほど良い報告書である、ということは決してありません。たとえどれだけ資料をアレコレつけたとしても「この報告書の件だけど、ちょっと聞かせてくれる？」と内容について説明を求められるようでは良い報告書とは言えないのです。
ビジネスで大切なのは結論から伝えること、簡潔明瞭に表現することの2点です。これは口頭でも文書でも変わりません。つまり良い報告書とは、結論から、簡潔明瞭に報告事項が表現された文書なのです。
報告書の書式は、社内のフォーマットと大体同じであれば特に問題はありません。報告書で大切なのはあくまで中身です。報告書は社内や社外などで問題が起きたときに書くことが多いのですが、この「問題が起きたとき」というのが、仕事で一番重要なときでもあります。大切なのは「正確な情報」と、「だからこれからどうするか」であって、体裁を整えるための書式ではありません。ビジネスマナーはビジネスマンの常識ですし、もちろん大切なことではありますが、それにばかり捕らわれて大事な本質を忘れては本末転倒です。
一口に報告書やビジネス文書といってもシチュエーションは様々、それに伴い文書の中身も様々に異なります。ビジネス文書の実例集は書店などにも多くならんでいますし、インターネットにも実例を紹介しているようなサイトが数多くあります。細かい表現などが知りたい人はそういったものを参考にするのも良いかもしれません。
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